GIỚI THIỆU HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ LƯU TRỮ AMSOFT

(Archives Management software)

1. Mục tiêu xây dựng

- Tin học hóa và thống nhất các hình thức thu thập, bảo quản, khai thác và tu bổ hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo chuẩn Văn thư lưu trữ nhà nước.

- Xây dựng hệ thống các kho lưu trữ điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng mất mát thông tin, hư hại, thất lạc và hao mòn tài liệu.

- Quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu gốc được lưu trữ....

- Quản lý quá trình thu thập tài liệu.

- Quản lý quá trình tu bổ, bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Quản lý việc tra cứu, tìm kiếm thông tin trong hồ sơ, tài liệu.

- Quản lý thời gian đăng nhập, sử dụng hệ thống.

- Quản lý các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.

2. Phạm vi sử dụng

- Các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.

- Các doanh nghiệp có lượng tài liệu lưu trữ lớn.

- Các cơ quan chuyên môn trong lĩnh vực lưu trữ.

3. Đối tượng sử dụng

- Lãnh đạo cơ quan.

- Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn.

- Bộ phận hành chính, văn thư các cơ quan, đơn vị.

- Cán bộ nghiệp vụ, chuyên viên các phòng ban.

- Cán bộ quản trị hệ thống.

4. Các thành phần trong phần mềm

Sự tương tác giữa các module trong phần mềm giúp giải quyết các công việc sau:

- Cho phép xử lý tài liệu theo quy trình khép kín, bắt đầu từ thu thập hồ sơ đến bảo quản, khai thác sử dụng, tu bổ.

- Từ phân hệ Thu thập cho phép quản lý các phông lưu trữ. Đồng thời nộp lưu hồ sơ về kho, thống kê báo cáo tình trạng thu thập tài liệu.

- Từ phân hệ Bảo quản cho phép xác định giá trị tài liệu lưu trữ, lên kế hoạch tu bổ văn bản.

- Từ phân hệ Quản lý cơ sở dữ liệu cho phép quản lý hồ sơ, văn bản, file số hóa, các chuyên đề. Cho phép tra cứu, tìm kiếm, khai thác tài liệu.

- Các phân hệ và các module trong phần mềm được liên kết chặt chẽ với nhau, sử dụng chung các hệ thống danh mục, hệ thống báo cáo thống kê và chịu sự điều hướng từ module Quản trị hệ thống.

5. Các chức năng chính của phần mềm

- Quản lý Kho, Phông, Hồ sơ, Tài liệu lưu trữ.

- Tạo các biểu mẫu nhập hồ sơ, văn bản.

- Nộp lưu hồ sơ thu thập về kho.

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tu bổ văn bản.

- Tra cứu hồ sơ, văn bản phục vụ khai thác.

- Quản lý mượn, trả văn bản dựa trên phiếu yêu cầu khai thác tài liệu của độc giả. Đặt hẹn lịch trả kết quả. Thống kê báo cáo tình trạng mưỢn trả văn bản.

- Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản.

- Quản lý người dùng, quản lý vai trò và nhóm người dùng trên hệ thống. Theo dõi hệ thống.

6. Các tính năng nổi bật

- Cung cấp chức năng gõ tắt và gợi ý trong khi nhập văn bản.

- Chức năng scan và đính kèm tệp văn bản trực tiếp vào trong quá trình biên mục tài liệu.

- Tính bảo mật đối với các văn bản trong hệ thống.

- Cho phép người dùng gõ tìm kiếm thông tin trong danh sách đang hiển thị của kiểu combo box.

- Cho phép nhập thông tin ngày tháng năm dạng yyyy; mm/yyyy; dd/mm/yyyy.

- Cho phép tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường.

- Phân quyền người dùng thao tác trong hệ thống phần mềm đến từng màn hình chức năng, từng nút bấm trên từng màn hình.

- Hệ thống hỗ trợ xuất các báo cáo đầu ra dưới dạng file word, excel (Trước khi in ra báo cáo đầu ra cần hiển thị ra màn hình preview để người dùng xem trước khi xuất ra báo cáo).

- Cho phép người dùng tạo thông tin hồ sơ, văn bản nào thì chỉ được quyền sửa thông tin trên chính hồ sơ, văn bản đó (người quản trị hệ thống hoặc người dùng được gán quyền sửa, xóa thì sẽ được sửa, xóa thông tin của tất cả các hồ sơ, văn bản).

- Hỗ trợ tìm kiếm cho phép người dùng có thể tìm kiếm theo tiêu thức hoặc tìm kiếm toàn văn văn bản(Fulltext Search).

- Tích hợp được với các hệ thống quản lý và xác thực người dùng như (Active Directory, LDAP...)

- Hệ thống tương thích với mọi trình duyệt web base (IE, FireFox, Chrome ...), tương thích với các thiết bị phần cứng chạy chuẩn ứng dụng web 2.0 (Ipad, iphone, tablet....)

- Giao diện hỗ trợ sử dụng cả chuột và bàn phím, hỗ trợ sử dụng các phím tắt trong quá trình sử dụng hệ thống, đặc biệt là nhập liệu.

7. Giải pháp công nghệ

- .NET framework 4.6 là phiên bản mới nhất của nền tảng lập trình và cũng là một nền tảng thực thi ứng dụng chủ yếu trên hệ điều hành Microsoft Windows được phát triển bởi Microsoft.

- Với Angular JS là một bộ Javascript Framework rất mạnh mẽ thường được dùng để phát triển frontend thông qua các API để gọi data, sử dụng cơ chế bind data, hoạt động theo mô hình MVC và sử dụng service để tương tác với dữ liệu từ server.

- Chế độ bảo mật cao (Ngoài những tính năng bảo mật thông thường, AMsoft còn có các tính năng bảo mật và xác thực phía server sẽ giúp ứng dụng trở nên an toàn hơn

- Hỗ trợ tốt nhất môi trường Web 2.0

- Hỗ trợ HTML5.

- Tích hợp với các hệ thống khác rất dễ dàng (AD, LDAP, DB2...)

- Sử dụng Wep API một công nghệ mới nhất của Microsoft, được dùng để xây dựng dịch vụ thành phần phân tán. Ngoài ra web API còn là một framework hỗ trợ cho việc xây dựng các HTTP serview đơn giản và nhanh chóng...

- Với sự lựa chọn hệ quản trị CSDL SQL server 2014, hệ thống phần mềm Quản lý Lưu trữ AMsoft phù hợp với tất cả các mô hình triển khai, và phù hợp với quy mô bài toán “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” tại các đơn vị.

8. Mô hình triển khai phần mềm