1.Giải pháp thực hiện đối với hạng mục Chỉnh lý tài liệu

Khái niệm chỉnh lý

- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo  một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu được đưa ra chỉnh lý.

Mục đích của chỉnh lý:

- Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành phông và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu. Chỉnh lý tài liệu là việc thực hiện tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu.

- Hiện nay, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004. Theo công văn này, toàn bộ công đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo hai giai đoạn cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý. Để quá trình chỉnh lý được thực hiện nhanh chóng và chính xác, thống nhất về nghiệp vụ thì quá trình chỉnh lý cần được chuẩn bị chu đáo, cụ thể

2. Nguyên tắc trong chỉnh lý tài liệu:

Giải thích thuật ngữ:

- Hồ sơ là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 

Sơ đồ quy trình chỉnh lý:

3. Diễn giải quy trình:

Bước 1: Giao, nhận tài liệu

- Tiến hành giao, nhận tài liệu cần chỉnh lý, Lập biên bản giao nhận tài liệu, Ghi vào nhật ký thi công.

- Vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý.

- Trong quá trình vận chuyển tài liệu tránh để mất mát và hư hỏng tài liệu.

- Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu trước khi biên mục hồ sơ, bao gồm các bước sau:

- Làm sạch bàn vệ sinh tài liệu;

- Làm sạch sơ bộ tài liệu bằng chổi lông mềm.

- Kế hoạch chỉnh lý;

- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông;

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu;

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ.

Bước 2: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

- Thực hiện phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại đã xây dựng ở trên.

- Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ)

- Thực hiện biên mục phiếu tin đối với các trường thông tin theo quy định

Bước 3: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

- Tiến hàng kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin đảm bảo theo hướng dẫn đã thống nhất

- Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại

- Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin

Bước 4: Biên mục hồ sơ

- Các đề mục, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ cần được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

-  Xác định những hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ:

- Hồ sơ cần lập: căn cứ vào kế hoạch công tác và nhiệm vụ cụ thể được giao, lập hồ sơ về đăng ký kinh doanh.

- Tiêu đề hồ sơ là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát, rõ ràng nội dung chủ yếu của các văn bản, tài liệu chứa đựng trong hồ sơ đó. Thông tin chủ yếu của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: nội dung đề cập, tác giả, thời gian bắt đầu và kết thúc của văn bản có trong hồ sơ.

- Kiểm tra việc đánh số tờ và viết mục lục văn bản đối với tất cả tài liệu bảo quản vĩnh viễn.

- Kiểm tra việc viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc theo đúng quy định hiện hành.

- Kiểm tra, sửa lỗi trong quá trình biên mục cả nội dung và hình thức trình bày.

- Kiểm tra việc đánh số chính thức cho hồ sơ. Đây là một khâu rất quan trọng nên cần thận trọng đối với từng chữ số.

Bước 5: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

- Kiểm tra và yêu cầu thực hiện đầy đủ các khâu nghiệp vụ:

- Vệ sinh tài liệu

- Tháo bỏ ghim kẹp

- Làm phẳng tài liệu

- Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

- Kiểm tra đưa hồ sơ vào hộp sao cho đúng và đầy đủ, có ghi chép rõ ràng cho các hồ sơ trong hộp để đưa các thông tin lên nhãn hộp thật chính xác.

- Kiểm tra việc thiết kế và in nhãn hộp theo quy chuẩn của Cục Văn thư  và Lưu trữ  Nhà nước, khớp thông tin với các hồ sơ bên trong.

- Dán nhãn hộp.

Bước 6: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

- Theo dõi vận chuyển tài liệu xếp lên kệ giá, đảm bảo theo đúng trật tự và nguyên tắc, không để xảy ra tình trạng mất mát hay gây hư hại tài liệu.

- Vận chuyển tài liệu đến giá bằng xe đẩy.

- Xếp hộp lên giá theo thứ tự được quy định.

- Theo dõi giao, nhận tài liệu tại kho; ký biên bản giao nhận ngay sau khi thực hiện giao, nhận tài liệu đầy đủ.

- Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 7: Lập mục lục hồ sơ

- Viết lời nói đầu

- Lập bảng tra cứu bổ trợ

- Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

- Đóng quyển mục lục (03 bộ)

- Với những tài liệu đã cũ hỏng thì tiến hành xử lý loại bỏ

- Cán bộ chỉnh lý hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý để chuẩn bị nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý